Věříme, že zkušenosti a know-how členů a členek CZARMA napříč výzkumnými institucemi z celé ČR přispějí k posunu v této oblasti, k širší diskusi se všemi stakeholdery (včetně poskytovatelů, Úřadu vlády ČR a Rady pro výzkum, vývoj a inovace), ke sjednocení administrativních podmínek národních poskytovatelů i modernizaci a sjednocení/propojení existujících informačních systémů.

SPOLEČNÁ POZICE CZARMA

Snížení byrokracie, zvýšení efektivity: Sjednocení administrativních podmínek podpoří výzkum, vývoj a inovace

Profesní sdružení Česká asociace manažerů a administrátorů ve výzkumu (CZARMA) podporuje dlouhodobou snahu Úřadu vlády ČR a dalších relevantních stakeholderů o snižování administrativní zátěže spojené s poskytováním účelové podpory výzkumu, vývoje a inovací v ČR (VaVaI). Věříme, že zkušenosti a know-how členů a členek CZARMA napříč výzkumnými institucemi z celé ČR mohou přispět ke snižování administrativní zátěže.

Vítáme, že naše doporučení a návrhy budou reflektovány i v aktuálně zpracovávané studii Technologického centra Praha pro Úřad vlády ČR věnující se zhodnocení současného stavu administrativních podmínek a zátěže spojené s poskytováním účelové podpory a možností zjednodušení a sjednocení podmínek napříč jejími poskytovateli.

Zachování stagnace nebo cesta k pokroku: Náš pohled na současný stav a budoucí cíle

Současná nejednotnost přístupu národních poskytovatelů k pravidlům pro předkládání návrhů projektů a realizaci projektů účelové podpory a nízká důvěra v předkladatele/účastníka způsobuje zvýšenou administrativní i finanční zátěž uchazečům/příjemcům podpory i poskytovatelům.

Příprava a podání žádosti o podporu, implementace i ukončení projektu vyžaduje značné lidské kapacity. I pro zkušené subjekty je předem často velice obtížné odhadnout míru náročnosti a plánovat dostatečné personální kapacity. Sjednocení přístupů a předvídatelnost požadavků jsou přitom klíčovým předpokladem pro efektivní plánování a vynakládání zdrojů.

Jednoznačné porozumění pravidlům programu, jeho tvorbě, metodickému výkladu i souvisejícím změnám je mezi uchazeči/příjemci považováno za zásadní. V tomto směru doporučujeme přijmout opatření vedoucí k efektivnější komunikaci a transparentnosti směrem k uchazečům/příjemcům.

Sjednocení administrativních podmínek a zvýšení transparentnosti v oblastech popsaných níže mohou významně snížit administrativní náročnost a povedou k efektivnějšímu vynakládání zdrojů, snížení chybovosti, zvýšení právní jistoty, efektivnějšímu využívání dostupných informací a zvýšení atraktivity účelové podpory.

Přínos by v konečném důsledku byl nejen pro uchazeče/příjemce, ale také pro poskytovatele samotné. Na obou stranách by mohlo dojít k pozitivním dopadům.

Modernizace a sjednocení/propojení existujících informačních systémů (IS) jsou základním předpokladem pro dosažení těchto cílů.

Překonávání rozdílů: Návrhy na řešení současných problémů

CZARMA navrhuje, aby se národní poskytovatelé shodli na následujícím:

Informační systémy

Předkládání návrhů projektů, hodnocení, realizace i ukončení projektu prostřednictvím IS, jednotný způsob napříč poskytovateli, sjednocení principu a architektury fungování IS (ideálně jednotný IS); zabudování automatických kontrolních mechanismů, propojení a přístupů s různými právy. Všechny informace na jednom místě, lehce dohledatelné.

Příprava a předkládání návrhu projektu

Včasná dostupnost informací: Sdílení předběžných informací (např. o plánovaných výzvách, tématech, harmonogramech, způsobilých žadatelích) s dostatečným předstihem na jednom místě a koordinace termínů mezi poskytovateli s cílem nezahltit projektová oddělení stanovením stejného termínu uzávěrky pro více výzev.

Zjednodušení prokázání způsobilosti uchazeče o podporu: Využití existujících rejstříků a sjednocení podoby čestného prohlášení, zamezení zbytečně opakovanému prokazování (nevyžadovat dokládání skutečností již vycházejících ze zákona či zhodnotit možnosti zřízením profilu uživatele/organizace).

Vypracování společné vzorové zadávací dokumentace: Využití stejné terminologie a výkladu pojmů. Harmonizace požadavků na strukturu a rozsah návrhu projektu (včetně příloh).

Dvojjazyčnost zadávací dokumentace, IS a FAQ (ČJ a AJ) s cílem zpřístupnění grantů pro mezinárodní výzkumnou komunitu.

Realizace a úspěšné ukončení projektu

Sjednocení smluv o poskytnutí podpory na projekt. Vypracování vzorové smlouvy (s variantami) o poskytnutí podpory na projekt.

Sjednocení pokynů ke smlouvě o účasti (dalších účastníků) na řešení projektu, včetně termínů předložení, vypracování vzorové smlouvy o účasti.

Sjednocení formálních požadavků na předkládání zpráv o řešení projektu, včetně požadavku na jejich rozsah, předkládání prostřednictvím IS.

Zefektivnění procesu předávání dat do Centrální evidence projektů s ohledem na již jednou reportované informace poskytovateli.

Nastavení jednotného přístupu ke kontrolám prováděnými poskytovateli.

Zohlednění výsledků realizovaných kontrol při případné změně pravidel programů a metodického prostředí.

Finanční, právní a průřezové aspekty

Sjednocení přístupu k aplikaci podmínek finančního vypořádání podpory na řešení projektů s cílem zvýšit flexibilitu financování v průběhu trvání projektu; zapojení do procesu prosazování změn právních úprav finančního vypořádání podpor na řešení projektu a převodu nevyčerpaných účelových prostředků.

Harmonizace nákladových kategorií a pravidel způsobilosti a jejich jednotný výklad; efektivní využívání zjednodušených forem financování.

Stabilní pravidla v průběhu trvání programu. V případě změn – jejich komunikace, jasný přehled a zdůvodnění.

Sjednocený výklad právních předpisů v pravidlech programů jednotlivých poskytovatelů (např. jednotné směrnice pro kontrolu skutečných majitelů a střetu zájmů v komponentech Národního plánu obnovy).

Zvýšení důvěry v uchazeče/příjemce vedoucí ke snížení požadavků na prokazování již ve fázi přípravy projektu (případně kdykoliv dříve než v okamžiku realizace případného auditu kontrolním orgánem) i odstranění zbytečných administrativních kontrol (jako např. označování faktur názvem a číslem projektu).

Zefektivnění metodické podpory zahrnující včasnou dostupnost informací na jednom místě (ideálně také v anglickém jazyce) a kontaktů na další dodatečné zdroje informací (e-mailový kontakt, kontakt přiřazený poskytovatelem administraci projektu, helpdesk apod.)

Sdílení úspěšných příkladů v Evropě: Jak dosáhnout pozitivního dopadu

V evropských přímo řízených programech, např. H2020 a Horizont Evropa, existuje řada případů dobré praxe, např.:

• jednotná registrace a validace uchazečů až ve fázi první úspěšné účasti v programu,
• jednotná modelová grantová dohoda pro všechny přímo řízené programy EU,
• předem známé a jednotné šablony pro překládání projektových návrhů a zpráv o řešení projektu,
• flexibilita převádění finančních prostředků,
• jeden online Portál FTO pro veškerý projektový management od vyhledání výzev a odeslání projektových žádostí přes elektronické schvalování grantových dohod až po projektový reporting a případné audity,
• zabezpečení kvalitní metodické podpory (prostřednictvím sítě národních kontaktů (NCPs) a specializované online poradenství integrované v Portálu FTO),
• jednotný přístup k výkladu pravidel a auditům (Společná auditní služba a Indikativní auditní program),
• narůstající trend využívání zjednodušených forem financování (jednotkové náklady, pevné částky) s cílem snížení administrativy a akcentováním výstupů projektu.

Od slov k činům: Přehled potřebných kroků pro efektivní změnu

Návrhy nastíněné výše by měly být promítnuty do konkrétních kroků Úřadu vlády ČR a Rady pro výzkum, vývoj a inovace (např. podzákonná opatření).

Jedinečnou příležitostí, jak přenést některá doporučení do praxe, by mohla být i příprava nového zákona o výzkumu, vývoji, inovacích a transferu znalostí.

Jeden cíl, různé zúčastněné strany: Spolupráce stakeholderů může přinést pozitivní výsledky

Harmonizace pravidel poskytovatelů by měla obecně probíhat za vzájemné spolupráce poskytovatelů, příjemců účelové podpory, Rady pro výzkum, vývoj a inovace a Úřadu vlády ČR. Je žádoucí, aby za tímto účelem vznikla vhodná platforma, ideálně: zpravodaj a pracovní skupina na úrovni Rady pro výzkum, vývoj a inovace zastoupena relevantními experty, včetně zástupců CZARMA, poskytovatelů a kontrolních orgánů a aby byly organizovány diskusní kulaté stoly.

Zlepšení pravidel by pomohla i průběžná konzultace se zástupci z řad kontrolních orgánů a mezi kontrolními orgány navzájem.

Je žádoucí navazovat i na již zrealizované aktivity, kulaté stoly, analýzy a jejich závěry. V poslední době například byla CZARMA zapojena do procesu přípravy analýzy „Snížení administrativní zátěže v oblasti výzkumu, vývoje a inovací“, kterou si nechal vypracovat Svaz průmyslu a dopravy ČR společností Ernst & Young, s. r. o. V minulosti byla řada členů CZARMA v rámci pracovní skupiny Projektových a ekonomických specialistů zapojena s Technologickým centrem Praha a Radou pro výzkum, vývoj a inovace do organizace kulatých stolů k tématu snížení administrativní zátěže v oblasti VaVaI. Tyto závěry CZARMA podporuje a vyzývá k jejich uvedení do praxe prostřednictvím konkrétních systémových kroků.

Zdroj: CZARMA

CZARMA aktuálně sdružuje vice než 400 odborníků a odbornic se zkušeností v oblasti řízení a administrace výzkumných projektů napříč výzkumnými institucemi z celé ČR. Mezi hlavní cíle tohoto profesního sdružení patří mimo jiné i kultivace českého a evropského výzkumného prostoru, připomínkování dokumentů a partnerství relevantním orgánům veřejné správy a poskytovatelům dotací. Otázkou snižování administrativní zátěže se CZARMA zabývá napříč celou řadou svých pracovních skupin.