Centrum výzkumu Řež je zapojeno do více projektů. Týkal se audit všech projektů Euratom z období 2014 až 2020, nebo jen ukončených projektů? Jaký podíl na celkovém počtu měly auditované projekty?
Centrum výzkumu Řež v programu H2020 získalo celkem 32 projektů, přičemž jeden projekt řešíme z pozice koordinátora a jeden spadá do společenské výzvy 3 – Energie. Audit se týkal tří projektů, a to projektu EUROFUSION, MIND a SCO2-Hero. Vzhledem k tomu, že projekt EUROFUSION byl jednoznačně největší z těchto kontrolovaných projektů, tak zde byla kontrola nejnáročnější ve vztahu k množství dokládaných podkladů.
Jak se projevila na auditu pandemie, probíhal celý audit virtuálně?
Pandemie covidu-19 zásadně ovlivnila celou kontrolu, která se kompletně přesunula do virtuálního prostoru. Veškerá komunikace probíhala elektronicky e-mailem a současně prostřednictvím videokonferencí. Ty probíhaly pravidelně dvakrát denně, a to dopoledne v půl desáté a odpoledne ve tři. Tyto schůzky trvaly kolem 30 minut. Dále se operativně řada záležitostí řešila klasicky po telefonu. Je však důležité dodat, že kontrola stále probíhá. Auditoři mají povinnost alespoň jednou navštívit místa, kde probíhal projekt. Vzhledem k opatřením ve Výzkumném centru Řež nebyla tato návštěva zatím možná.
Jakým způsobem jste předkládali auditované dokumenty? Byly například nějaké speciální požadavky na zabezpečení komunikace?
Veškeré podklady pro auditory se posílaly elektronicky e-mailem. Žádné zvláštní požadavky zde nebyly. Trochu byly potíže při větších datových objemech, ale to se vyřešilo odesíláním po částech nebo využitím portálu úschovna.cz, kde je možné posílat větší datové objemy, které e-mail nezvládne.
Probíhal audit i u dalších účastníků projektů ať už z České republiky, nebo ze zahraničí? Pokud ano, koordinovali jste nějak svou činnost?
V případě projektu EUROFUSION předcházela kontrola u partnera Ústavu fyziky plazmatu AV ČR. Kontroly však probíhaly nezávisle a vše si řídili a organizovali auditoři.
Jak časově náročný audit byl, kolik pracovníků bylo zapojeno za Centrum výzkumu Řež a kolik za Evropskou komisi?
Audit byl časově poměrně náročný, trval 9 pracovních dní. Na straně Centra výzkumu Řež se účastnila za každý projekt finanční manažerka (ekonomka), částečně do kontroly vstupoval finanční ředitel a kontaktní osobou byl vedoucí grantové kanceláře, který je současně v pozici LEAR, tudíž za Výzkumné centrum Řež se kontroly účastnilo celkem 5 lidí. Auditoři byli z firmy KPMG, která byla pověřena Evropskou komisí, a z jejich strany se účastnili 3 lidé.
Co pro vás bylo nejobtížnější?
Nejobtížnější bylo asi zvládnout rozsah kontroly, protože se kontrolovaly tři projekty najednou, přičemž projekt EUROFUSION je velký projekt, který ke všemu začal již v roce 2014. Kontrolovaly se všechny roky průběhu projektů. Sice se dělal takzvaný vzorek pro kontrolu, což je výběr z účetních položek o velikosti 25 %, ale i tak to bylo velké množství, kde se musela připravit veškerá účetní, případně smluvní dokumentace. Vezmeme-li v úvahu, že do toho všichni pracovníci CVŘ museli vykonávat svoji běžnou práci, tak si musíme přiznat, že to byly opravdu náročné dva týdny.
Provedli jste na základě auditu nějaké úpravy v práci na projektech? Například v systému archivace a třídění dokumentů, v praxi účtárny a tak podobně?
Žádné zásadní změny jsme u nás nemuseli dělat. Trochu byl problém s našimi interními fakturami, které se v Centru výzkumu Řež účtují po měsících, tak jak tam naskakují náklady, tudíž vzniká faktura každý měsíc. Důvodem tohoto postupu je to, že některé interní zakázky u nás mohou probíhat dlouhou dobu, která nezřídka překračuje jeden rok, a proto se náklady neúčtují na konci zakázky najednou, jak je často zvykem a na co jsou zvyklí i auditoři, ale účtují se po měsících. Na konci se vše sčítá a vyjde celková suma. Tento postup byl auditorům řádně vysvětlen, zdůvodněn a byl auditory bez větších výhrad přijat.
Auditoři nepracují tak striktním způsobem, jako je tomu u kontrol od národních poskytovatelů nebo v případě finančního úřadu. Do kontroly vstupuje poměrně velký podíl diskuse a vysvětlování mnohých záležitostí. Pokud je vše řádně vysvětleno a zdůvodněno, tak auditoři nemají s ničím problém. Diskuse s auditory proto zabíraly nemalou část kontroly.
Co byste doporučili těm, kteří se na podobný audit chystají?
Nejdůležitější je efektivní komunikace s auditory. Mít zvolenou jednu hlavní kontaktní osobu na každé straně, přes kterou je vedena komunikace a která sleduje všechny činnosti v průběhu kontroly.
Dále je určitě dobré si na dobu kontroly neplánovat jiné důležité a časově náročné pracovní aktivity. Audit vyžaduje poměrně hodně času, obzvlášť v této době, kdy se tyto záležitosti řeší na dálku.
Autorka: Veronika Korittová
Rozhovor vyšel v prvním letošním vydání magazínu Echo, který vydává Technologické centrum AV ČR.
