Dle slov Matthiase Willa, ředitele Společného implementačního centra Generálního ředitelství Evropské komise pro výzkum a inovace, již byly vyčerpány možnosti zjednodušování pravidel v tradičním modelu založeném na skutečných nákladech a je třeba se více zaměřit na zjednodušené formy financování, jako jsou pevné částky (lump sum), jednotkové náklady (unit cost) či pevné sazby (flat rate). Již v H2020 jsme mohli pozorovat odklon od vykazování skutečných nepřímých nákladů a přechod na jejich úhradu formou pevné sazby. Tím se podařilo odstranit jeden z deseti nejčastěji se objevujících nálezů auditů v 7. RP. V projektech Horizontu Evropa jde EK ještě dále a zaměřuje svoji pozornost na možnosti využití zjednodušených forem financování pro osobní náklady, nebo dokonce pro celý projekt a všechny jeho aktivity (tzv. lump sum projekty).

Zjednodušené formy financování pro osobní náklady

Osobní náklady tvoří největší část způsobilých nákladů projektů rámcových programů EU. Zároveň z výsledků realizovaných auditů vyplývá, že právě v této oblasti se příjemci dopouští největšího počtu chyb. Téměř 70 % z celkového počtu chyb tvoří nálezy z nesprávného stanovení produktivních hodin, hodin odpracovaných na projektu, chybějící dokumentace nebo nesprávného výpočtu způsobilé výše osobních nákladů.

Pravidla programu Horizont Evropa se snaží toto reflektovat a upouští například od možnosti použít více variant pro určení produktivních hodin, výpočtu založeného na účetně uzavřeném období či objektivních podmínek pro vyplácení odměn za práci na projektu. Velkým posunem je i odklon od vykazování hodin ve výkazech práce směrem k novému přístupu sledování odpracovaných dní a jejich zaznamenávání v čestném prohlášení. Pozitivně se dá jistě hodnotit skutečnost, že základní principy pro výpočet způsobilé výše osobních nákladů jsou nově pro všechny přímo řízené programy EU stejné. Jak ale poznamenává David Mejuto, zástupce Generálního ředitelství Evropské komise pro výzkum a inovace, i přes veškeré snahy o zjednodušení zůstává systém i v programu Horizont Evropa nadále složitý, způsoby odměňování v různých zemích jsou velice odlišné, a tak je třeba hledat nové možnosti mimo tradiční přístupy založené na skutečných nákladech.

Evropská komise přichází s návrhem denní sazby stanovené ex-ante pro daného příjemce. Tato sazba by mohla vycházet z projektů Marie Skłodowska-Curie (výše příspěvku na mzdu), případně přímo z účetnictví organizace daného příjemce. Byla by platná pro všechny zaměstnance i projekty Horizontu Evropa daného příjemce a zafixována v grantových dohodách. Podle slov Davida Mejuta je logické, že tento přístup, byť dobře myšlený a jednoduchý, nemusí vyhovovat všem příjemcům, a tak bude pouze jako varianta, alternativní možnost k systému založenému na sledování skutečných nákladů.

V současné době tento návrh na zjednodušení prochází interním schvalováním napříč jednotlivými generálními ředitelstvími Evropské komise. Pokud bude schválen, bude nutné příslušně aktualizovat všechny relevantní právní a výkladové dokumenty. Věřme tedy, že v průběhu léta již budeme mít více konkrétních a oficiálních informací.

Lump sum projekty

Konkrétní obrysy už má naopak zjednodušení v podobě lump sum projektů. Tyto projekty jsou typické tím, že je zde zafixovaná pevná částka pro celý projekt, příp. pevné částky pro jednotlivé pracovní balíčky projektu. Tyto částky jsou propláceny, jakmile jsou kompletně realizovány všechny aktivity naplánované v daném balíčku všemi partnery, bez ohledu na skutečnou výši vynaložených nákladů. Nedělají se finanční audity EK, a tak příjemcům odpadá povinnost uchovávat pro tyto účely výkazy práce, výplatní pásky, faktury, cestovní příkazy, výpočty způsobilých osobních nákladů apod. Pozornost je soustředěna na splnění vědeckých úkolů.

Schéma bylo testováno v H2020 v různých typech projektů i v projektech s různou výší rozpočtu a počtem partnerů. Tento pilotní program byl zahájen již před třemi lety v roce 2018 a do současné doby bylo zhruba 4 000 organizacemi podáno více než 1 600 návrhů projektu a podepsáno 500 grantových dohod.

Aby bylo možné rozhodnout, jak s tímto schématem naložit do budoucna, proběhla v minulém roce řada analýz a dotazníkových šetření mezi žadateli, příjemci, hodnotiteli, úředníky EK, auditory i NCP – realizovaných jak samotnou EK, tak i Evropským parlamentem (Panelem pro budoucnost vědy a technologie – STOA).

Z obou průzkumů jasně vyplynulo, že schéma je populární a splňuje svůj primární cíl. Více než 80 % respondentů v rámci šetření EK souhlasí s tím, že projekty lump sum vedou ke snížení administrativní zátěže a odklonu od kontroly financí ke kontrole vědeckého obsahu. Více než 30 % respondentů v rámci šetření Evropského parlamentu je přesvědčeno, že toto nové schéma je lepší než tradiční schéma založené na skutečných nákladech a zhruba 60 % si myslí, že je lepší, ale pouze v určitých případech. Schéma je obecně lépe vnímáno malými a střední podniky a nováčky v rámcových programech. Studie Evropské komise také dokládá, že lump sum projekty jsou stejné vědecké kvality, o výzvy je stejný zájem a náročnost přípravy projektu není vyšší než u tradičních projektů.

Obě studie dospěly i k závěrům, že je dále potřeba pracovat na zlepšení systému. Ukazuje se například, že při tvorbě konsorcia jsou v projektech lump sum preferováni spíše partneři, kteří se již navzájem znají, sestavení rozpočtu je náročnější, na hodnotitele jsou kladeny větší nároky, narůstá počet pracovních balíčků a příjemci mají obavy ze společné odpovědnosti a částečného plnění a krácení částky lump sum, což vše klade vyšší nároky na koordinátory projektů.

EK v reakci na tyto podněty slibuje, že do budoucna bude pokračovat v monitorování a zlepšování systému, celkové osvětě a zlepšování informačních materiálů. Dle slov Petera Härtwicha, vedoucího oddělení Společného implementačního centra Generálního ředitelství EK pro výzkum a inovace, jde o určitou kulturní změnu a je důležité, se jí nebát. Do budoucna má EK plánu významně navyšovat počet výzev s lump sum projekty. Postupně, částečně již v roce 2022, masivněji v letech 2023 a 2024. Přestože EK neuvádí konkrétní čísla, avizuje, že primárním cílem je snížení chybovosti ze 4 % na 2 %, čehož by mohlo být dosaženo v případě 50% financování ve formě lump sum.

Evropský parlament zastává konzervativnější přístup. Christian Ehler, poslanec Evropského parlamentu a první místopředseda STOA, nabádá, aby EK zaujala obezřetnější přístup k dalšímu masivnějšímu rozšíření systému lump sum projektů napříč programem Horizont Evropa a ještě vyčkala. Upozorňuje, že zkušenosti s realizací projektů lump sum jsou zatím omezené. Přesto, že již běží zhruba 500 projektů, žádný z nich ještě neskončil, a tak nejsou zkušenosti s celým životním cyklem projektu ani s přístupem Evropského účetního dvora. Podobné obavy vyjadřují ve svých prohlášeních i zástupci asociací EUA (Asociace evropských univerzit), CESAER (Asociace vědecko-výzkumných univerzit v Evropě) či EARTO (Evropská asociace výzkumných organizací). Dle jejich názoru je nyní příliš brzy říci, zda lump sum financování má pro řešitelská konsorcia přidanou hodnotu, nebo ne.

Závěr

Současné diskuse jednoznačně naznačují, že výsledky snah o zjednodušení administrativních a finančních pravidel rámcových programů dostávají v programu Horizont Evropa konkrétnější obrysy. Vyčkejme na další informace a nechme se překvapit, zda se tyto plány a myšlenky Evropské komisi podaří přetavit v realitu a jak se s nimi poperou v praxi čeští příjemci. Možná tento vývoj bude sloužit i jako inspirace pro národní poskytovatele. Koneckonců, snížení administrativní zátěže s přihlédnutím k příkladům zahraniční dobré praxe je jedním z cílů programového prohlášení naší vlády.

Autorka: Lenka Chvojková

Článek vyšel v časopise ECHO vydávaným Technologickým centrem AV ČR.

Evropská komise vytvořila webovou stránku k tématu financování formou lump sum v programu Horizon Evropa na Portále FTO. Nová stránka sdružuje různé informace o této formě financování, které byly dříve dostupné na různých místech Portálu. Jsou zde mimo jiné dokumenty a pokyny Evropské komise, informační akce a jejich nahrávky a také seznam témat, která jsou v současnosti inzerována jako financování lump sum.