V současné době existuje poměrně velké množství různých příruček a kurzů, jak efektivně řídit projekty, avšak tato řešení v převážné většině vyhovují požadavkům firem z aplikační sféry. Jaké projektové nástroje jsou vhodné pro řízení výzkumných projektů realizovaných ve výzkumných organizacích, zejména na českých vysokých školách? Nad tím se ve svém příspěvku zamýšlí Hana Čáslavová ze ŠKODA AUTO Vysoká škola.
Vědeckovýzkumné projekty financované z veřejných zdrojů jsou do značné míry svázány legislativou jak na evropské, tak národní úrovni. Tyto faktory ovlivňují zejména otázku rozpočtu ve zmiňovaných projektech. Prostor pro manévrování v rámci trojimperativu projektu (rozsah projektu, čas, zdroje) je díky vnější regulaci omezený – tento fakt je v rámci VaV projektů nejpatrnější u externě financovaných grantů, větší volnost řízení umožňují projekty smluvního a kolaborativního výzkumu. Právě ve spolupráci s podniky z aplikační sféry je uplatnění nástrojů projektového managementu reálnější – nejen z důvodu nižší regulace pravidel, ale rovněž z důvodu aplikace těchto pravidel v daných firmách. Nástroje projektového managementu je vhodné využívat spolu s rostoucí velikostí projektu. A to zejména s ohledem na množství zapojených pracovníků a rozsah prací.
Při porovnání možností aplikace projektového managementu na veřejných a soukromých vysokých školách je pro tyto nástroje o něco příznivější prostředí soukromých vysokých škol. Financování soukromých vysokých škol zejména z neveřejných zdrojů (prostřednictvím školného či dalších dotací soukromého sektoru) zdánlivě poskytuje větší volnost pro nakládání s těmito prostředky, avšak i soukromé vysoké školy se musí řídit příslušnými ustanoveními zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, a musí se svými finančními prostředky nakládat s péčí řádného hospodáře. Soukromé vysoké školy vystupující jako výzkumné organizace jsou rovněž povinny podřídit se pravidlům zákona č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu, experimentálního vývje a inovací, i příslušné evropské legislativy v oblasti hospodářské soutěže a veřejné podpory (Rámec a Nařízení). U projektů financovaných z veřejných zdrojů jsou legislativní mantinely stejné pro veřejné i soukromé vysoké školy. Odhlédneme-li od právních aspektů, soukromé vysoké školy dosahují v ČR značně menších rozměrů než ty veřejné (jak do počtu studentů, tak zaměstnanců), což jim poskytuje jistou agilitu v administrativních procesech. Pružnější reakce organizace, bez nutnosti složitého několikaúrovňového schvalování, přispívá k snazšímu zavedení projektových nástrojů.
Doporučené nástroje projektového managementu lze rozdělit dle jednotlivých fází projektu. Ve fázi iniciace (která je obecně opomíjenou) se jedná o zakládací listinu projektu (jež je do určité míry nahrazena návrhem projektu) a logickou rámcovou matici. Velmi podstatnou je následující fáze plánování, jelikož bez kvalitního plánu nelze projekt uřídit (a ten se může stát pomyslnou lodí plující bez kormidla). Pro plánování rozsahu projektu je vhodným nástrojem hierarchická struktura projektu, plánování časové dimenze se neobejde bez správně určeného plánovacího detailu a plánování kapacit zdrojů, přičemž výstupem je harmonogram ve formě Ganttova grafu. Obecně lze říci, že v praxi je míra plánovacího detailu (jak času, tak nákladů) přizpůsobena požadavkům poskytovatele. Plánování nákladů je značně ovlivněno faktorem financování daného VaV projektu a dle toho je plánováno buď shora dolů (u smluvního výzkumu), nebo zdola nahoru (externě financované grantové projekty). Nedílnou součástí projektů je výskyt rizik, jež je třeba zohlednit nejen při plánování, ale zejména ve fázi řízení, k čemuž lze využít matice rizik. Fáze sledování projektu poskytuje data důležitá pro následné řízení, kdy se odchylky měří vůči směrnému plánu. Ve fázi řízení projektu jsou nápomocnými nástroji pro řízení rozsahu tzv. statusy projektu a kontrolní dny. Řízení časové dimenze se provádí prostřednictvím stanovení kritické cesty projektu. Řízení nákladů je především ovlivněno členěním nákladů daného poskytovatelem dotace. Poslední fází je ukončení projektu, kdy by měly být vytvořeny všechny potřebné dokumenty, včetně akceptačního protokolu, a znalostní databáze pro kontinuální zlepšování projektových procesů v organizaci.
U projektů VaV bývá značně zanedbávána fáze sledování a řízení projektu. Řízení je prováděno intuitivně, bez systémové podpory. Užití směrného plánu a navazujících nástrojů není efektivní provádět bez podpory softwarových nástrojů. Ty však na vysokých školách nejsou projektovému týmu k dispozici. Zde se jedná o otázku zavedení konkrétního softwarového nástroje, ať již licencovaného, nebo bezplatného. Je třeba klást důraz na správnou volbu nástroje – nejen z hlediska výhodné ceny, ale i potřebné funkcionality. Rovněž je třeba mít při výběru konkrétního nástroje na paměti, kdo jej bude v praxi využívat (jen administrativní tým, který hlídá činnosti, nebo i jednotliví výzkumní pracovníci).
Zároveň bych doporučila provést na vysokých školách hloubkovou analýzu zaměřenou na známost a používání projektových nástrojů, přičemž tato analýza by měla sloužit k odhalení příčin nevyužívání nástrojů a popřípadě stanovit postup jejich efektivního zavedení do praxe. Přínosem by bylo rovněž nabízení specifických kurzů projektového managementu pro pracovníky výzkumných organizací.
Autorka: Hana Čáslavová
Článek je výňatkem z příspěvku Hany Čáslavové na konferenci Veřejná politika v oblasti výzkumu a vývoje 2018.
Celý text je k dispozici v konferenčním sborníku, který si můžete stáhnout zde.
- Autor článku: ne
- Zdroj: Hana Čáslavová
