Jste zástupkyní ředitele pro administrativu na CEITEC. Původně jste ale také byla vědkyně, věnovala jste se přírodním vědám, konkrétně výzkumu lektinů u bakterie Pseudomonas aeruginosa, která velmi často komplikuje zdravotní stav pacientů s cystickou fibrózou. Jaká byla vaše cesta k současné pozici?

Vystudovala jsem biomolekulární chemii na Masarykově univerzitě. Ve vědě jsem pak byla šest let od roku 2006 do roku 2012, kdy jsem nastoupila na pozici zástupkyně ředitele CEITECu. Udělala jsem si doktorát, několik měsíců jsem strávila na post-doktorské pozici ve Francii, měla jsem i svůj projekt, byla jsem řešitelkou juniorského GA ČR grantu. Ale vyzkoušela jsem si i to, že než jsem tento projekt získala, tak jsem jeden rok nebyla úspěšná, musela jsem žádost přepracovat, a až teprve další rok jsem juniorský grant získala. Poslední rok dokončování tohoto tříletého projektu pro mě byl plný uvažování, jestli a jak dál ve vědě pokračovat. Přihlásila jsem se do výběrového řízení na pozici zástupkyně ředitele a vedoucí administrativy a ve výběrovém řízení jsem uspěla.

Během vědecké kariéry jste stihla i mateřství.

Ano, s jedním dítětem jsem obhajovala disertační práci, další jsem měla dva roky poté. Během mateřské jsem se vracela na částečný úvazek do vědy. Měla jsem skvělou školitelku Michaelu Wimmerovou, která mi umožnila kombinovat mateřskou s částečným úvazkem ve vědě. Manžel si také mohl přizpůsobit práci tak, že jsme se mohli střídat a z vědy jsem nevypadla. V té době sem vlastně možná byla jednou z mála žen, které se vědu a mateřství podařilo skloubit. Vracela jsem se do práce asi po půl či třičtvrtě roce od porodu. O juniorský grant jsem si pak požádala po druhé mateřské. Přesto vím, jak bylo toto období obtížné a jsem velmi ráda, že dnes existuje více podpůrných programů pro rodiče s malými dětmi.

U vás tedy k odchodu z vědy nevedl fakt, že byste neměla možnost skloubit rodičovství a vědeckou kariéru? Nebo to také hrálo nějakou roli?

Hrálo. Stála jsem před rozhodnutím, jestli jet na další dlouhodobý doktorandský pobyt do Francie. S manželem jsme probírali, co by to pro nás znamenalo. V Brně máme rodinu a chtěli jsme být manželově mamince nablízku. Zvažovali jsme všechny plusy a mínusy odjezdu. Důležitým bodem bylo uplatnění manžela v zahraničí. Finální rozhodnutí bylo, že skloubení mateřství a můj postdoc v zahraničí „nedáme“. Mně se podařilo skloubit mateřství s vědou hlavně díky osvícené vedoucí, která byla otevřena tomu, dát mi možnost podílet se na projektech, které jsem si mohla organizovat tak, jak mi to vyhovovalo. Mohla jsem chodit do práce třeba o víkendech, což mi nevadilo, ale necítila jsem ambici se osamostatnit. Věděla jsem, že ze mě nebude vědkyně, která by si založila vlastní skupinu.

Jaké jiné možnosti jste zvažovala?

Když byly mladší dceři tři roky, hodně jsem přemýšlela, co chci a nechci dělat. Vnímala jsem, že jsem člověk organizačně schopný, i proto jsem se rozhodla, že půjdu někam sice blízko vědy, ale blíž k managementu. Uvědomila jsem si, že má silná stránka je spíš v předávání zkušeností studentům, zavádění nových procesů či rozjíždění nové laboratoře. To jsem si vyzkoušela, když jsme se stěhovali do nově postavených budov Univerzitního kampusu MU v Bohunicích. Dělala jsem tehdy kromě samotné vědecké práce částečně i práci manažerky laboratoře nebo techničky, kompletně jsem zajišťovala provoz laboratoře, díky čemuž měla vedoucí volnější ruce pro vědeckou činnost, která mě sice také bavila, ale nechtěla jsem žít v nejistotě, jestli získám grant a zda tedy budou finanční zdroje na výzkum.

Financování vědy tedy také přispělo k vašemu rozhodnutí přestat se věnovat vědě?

Ano, nestabilita financování byl asi hlavní problém. Za mě se ještě nezapočítávalo ani doktorské studium do důchodu, PhD stipendium bylo tak nízké, že z něj nešlo samostatně žít, a přitom jsem do jiné práce chodit nemohla, protože práce v laboratoři se prostě dá dělat jen v laboratoři.

Myslíte, že dnes už jsou podmínky pro vědce lepší?

Částečně ano. Rozhodně se posouvá výška stipendia a je více příležitostí a možností, jak studenty doktorského studia zapojit do grantových žádostí a získat finanční prostředky na jejich mzdu i výzkum. Současně si myslím, že je dnes ale mnohem větší tlak na výsledky a na rychlost, významně zesílil také tlak na zajištění účelového financování.

Být blízko vědě i administrativě

Chybí vám věda?

Nechybí, protože je vlastně pořád kolem mě. Pořád mohu přijít do „labiny“ a umím vzít do ruky pipetu (smích). Jsem v kontaktu s vědci a jsem ráda, když se mohu podílet na tom, aby oni měli co nejvíce času právě na vědu. A kruh se možná trochu uzavírá, protože teď začala chodit do laboratoře pracovat i moje starší dcera, která pracovala na projektu pod hlavičkou středoškolské odborné činnosti. Tak uvidíme, kam ji její cesta zavede.

Jak moc jste jako vedoucí administrativy blízko samotné vědecké práci?

Pořád hodně. Protože jsem součástí vedení ústavu, jsem pořád v kontaktu s tím, co se na ústavu děje, jaké jsou trendy, strategie ústavu ve vědě, kam se chceme posouvat atd. A je to tak dobře a jsem za to ráda.

V čem je užitečné mít na administrativní pozici člověka s vědeckou zkušeností?

Myslím si, že je to opravdu užitečné, protože se mi daří přibližovat vědu kolegům, kteří jsou například z firemního prostředí, jako účetní, personalistky nebo často i projektoví manažeři. Vnímám jako velký benefit, že jim mohu přiblížit, co se ve vědě děje, jak je vše organizované, co vědci potřebují.

Dovedu si také představit, jaké potřeby může mít doktorand, co dělá nebo co by mohl potřebovat vědec, a jak je důležité snažit se co nejvíce vědcům pomoci právě s velikou administrativou, která na ně doléhá. Sama se také dál vzdělávám a rozšiřuji si své manažerské dovednosti, například jsem se stala certifikovaným koučem nebo jsem se v rámci studia MBA seznámila s tím, jaké je prostředí v businessu.

Považovala jste někdy za handikep, že nemáte právní nebo ekonomické vzdělání?

Rozhodně to nepovažuji za handikep. Naučila jsem se dávat důvěru lidem, kteří se mnou pracují. Jsem v pozici, která má na starosti chod celého administrativního „strojku“ zahrnujícího oddělení grantové, ekonomické, provozní, personální, ale i oddělení podpory vědy a inovací a také event management. Myslím si, že vedoucí na mé úrovni nemusí být odborník ve všech detailech jednotlivých agend a rozumět všemu. Nemám vůbec ambici mluvit vedoucí ekonomického oddělení do toho, jestli se nějaký fond má někam převést apod. Jsem přesvědčena o tom, že je třeba dát lidem pod sebou důvěru a kompetence, protože oni jsou ti největší odborníci, oni za to zodpovídají, a když fungují jako tým, tak je to záruka toho, že to jako celek funguje.

Zároveň jsem se za ty roky naučila mnoho nového z různých oblastí. A to považuji za svou silnou stránku, že se mi daří propojovat lidi a informace tak, aby se každý cítil, že pracuje v týmu, že práce jednoho navazuje a ovlivňuje práci dalšího a v tom je síla. Chci, aby informace tekly ke všem, kdo je potřebují a všichni se mohli na základě nich dobře rozhodovat, aby celý administrativní strojek fungoval jako hodinky. To znamená, aby kolečka všech oddělení a lidí v nich fungovala dohromady, hezky do sebe zapadala a navazovala na sebe.

Vadí vám, že se vědci někdy dívají na administrativu trochu spatra a považují ji za zbytečnou byrokracii?

Já se na to dívám jinak. Administrativní nároky na vědce jsou opravu veliké a přijde mi, že se to spíše zhoršuje než zlepšuje. Nedivím se tedy vědcům, že jsou často otrávení z toho, co všechno je po nich požadováno a přitom to není vůbec věda, a cítí se frustrovaní, že jim na samotnou vědeckou práci zůstává čím dál méně času. Není se pak čemu divit, že jsou někdy otrávení.

Od samého začátku se snažím hledat cesty, jak vědce a administrativu propojovat, vnímat vzájemné potřeby a respektovat se navzájem. Každý je přece odborníkem na něco, vědec rozumí nejvíce své vědě a oblastem, které zkoumá a finanční manažer nebo třeba HR manažerka zase tomu, jak dělat finanční reporty nebo jak motivovat zaměstnance. A v tom to podle mě hlavně je, naučit se vnímat vzájemné potřeby a respektovat se navzájem v tom, co každý umí nejlépe.

Je skvělé, když může vědec přenechat byrokratickou agendu administrativě a umí ji za to ocenit, poděkovat za to, že mu někdo pomohl s tím, aby měl více času na vědu.

V minulosti možná chybělo trochu pochopení pro to, že se lidé v administrativě mohou vyměnit. Nicméně, co je důležité, je to, že zase přijde člověk, který jim bude pomáhat a poskytne jim profesionální služby stejné kvality. To se ale mění a jsem za to moc ráda, protože vidím, že to opravdu může fungovat společně.

Proč dochází k fluktuaci lidí v administrativě?

Je to kombinace různých faktorů. Jednoznačně je nyní velká konkurence na trhu práce, protože lidé ve vědecké administrativě mají zpravidla možnosti se uplatnit i kdekoli jinde, např. ve firemním sektoru. Velikým faktorem je často právě mzdové ohodnocení ve veřejném sektoru, které se často nedá s ohodnocením ve firmách vůbec srovnat. Dynamikou prostředí se ale CEITEC jako instituce firemnímu prostředí velmi přibližuje a na zaměstnance jsou tak kladeny obdobné nároky na flexibilitu, rychlost, otevřenost, jako je tomu ve firmách.

Současně je CEITEC pracoviště s více jak 40 % zaměstnanců, kteří jsou cizinci z různých kultur. Kolegové a kolegyně na administrativě tedy musí vždy ovládat angličtinu na požadované úrovni. Jsme také velmi multikulturní prostředí a je potřeba věnovat cizincům mnohem větší prostor pro otázky, adaptaci, více jim pomáhat, protože nemůžeme očekávat, že ví a znají prostředí tak, jako čeští kolegové.

Při výběru vhodných kandidátů na administrativní pracoviště se snažíme kromě odborných kompetencí vždy zohledňovat hlavně to, jaký uchazeč je, jaké má vlastnosti, jak bude pasovat do týmu, kam ho vybíráme. Hledáme, chceme a potřebujeme vlastně typy lidí, kteří jsou proaktivní, kteří se nebojí něco vylepšit, posunout, něco elektronizovat, nebojí se změn a přichází s novými návrhy a nápady. Toto vše klade na administrativu mnohem větší nároky, než je v akademickém prostředí zvykem.

A roli samozřejmě hraje, jak rychle se některé věci na akademické půdě odehrávají. Něco jiného je prosadit nějakou změnu ve firmě a něco jiného na akademické půdě. A i tento pohled a zkušenost někdy hrají roli při tom, jestli u nás zaměstnanec zůstane nebo se rozhodne odejít. Již několikrát se nám stalo, že nám odcházející zaměstnanec při výstupním rozhovoru řekl, že je pro něj velmi těžké přijmout to, jak pomalu se některé věci dají změnit, přestože uznává, že to velmi často není možné z objektivních, např. legislativních důvodů. Od zaměstnanců, kteří od nás odcházejí, získáváme zpětnou vazbu a díky ní se snažíme některé věci měnit, aby se nám dařilo si naše kolegyně a kolegy udržet. Na administrativních pozicích máme fluktuaci kolem 15 %, což je v Česku na těchto pozicích běžné.

Pracujete na CEITEC na změně vnímání pozice administrativy nějak systematicky?

Ano. Jsem optimistka, protože věřím tomu, že měníme nejen nás jako jednotlivce, ale celý systém. Před těmi asi 13 lety, když CEITEC začínal, myšlenka udělat vědeckou instituci jako CEITEC, která se přiblíží firemnímu prostředí, kde profesionální administrativa bude opravdu servisní služba zákazníkům, tedy našim vědcům, byla nová. Já té myšlence věřila a stále jí věřím, protože mi to dává velký smysl a vidím, že to funguje. Myslím si, že CEITEC je takovou vlajkovou lodí nejen v excelentní vědě, ale také v tom, že se podařilo i do akademického prostředí vnést částečně firemní kulturu, např. týmovou spolupráci a podporu, rozvoj lidí, hodnocení a mnoho dalšího. Základem je to, abychom se všichni vnímali jako lidi, kterým jde o stejnou věc, mají stejný cíl a vzájemné pochopení pro potřeby těch druhých. To nás musí spojovat a na tom je potřeba pořád pracovat. A změny k lepšímu jsou rozhodně vidět. Dokonce se nám v roce 2020 podařilo získat jako první vědecké instituci ocenění v soutěži Firma roku: Rovné příležitosti, na což jsme patřičně pyšní.

Třeba jedna z drobností, kterou vnímám a která velmi přispívá k budování příjemné interní kultury uvnitř administrativy, je to, že jsme se před několika lety rozhodli pro podobný přístup jako v mnoha firmách: při oslovení nepoužíváme tituly a dokonce si ani mezi sebou nevykáme, ale rovnou si tykáme. Je to úžasné, že nemusíte řešit, s kým si tykáte či vykáte, nebo si pamatovat, jaký má titul. Vytváří se tím tak mezi námi bližší, víc osobní vztah. Ale změna systému není rychlá, ani u nás to nebylo hned. Kdo chce měnit systém, musí být trpělivý.

Ze startupu velkou firmou

Kolik má CEITEC zaměstnanců a spadají v něm administrativní pozice pod vědecké týmy nebo jsou centrálně sjednocené?

Celkem v CEITEC pracuje asi 500 zaměstnanců, z toho asi 15 % tvoří zaměstnanci administrativy. Na začátku ale byla centrální administrativa menší. Bylo to dané tím, že z počátku byly součástí vědeckých týmů i asistentky, administrátoři nebo projektoví manažeři. Až postupem času se celá administrativa sjednotila a vědci se nemuseli starat o to, kde najdou finance třeba právě na člověka, který jim pomůže s administrativou. Postupně se z malé administrativy, takového „startupu", stalo něco trochu většího a už bylo těžší dělat to, co jsme dělali na začátku. Že jsme všichni spolu slavili narozeniny a také jsme všichni dělali tak trochu všechno, bylo to vše o interakcích mezi lidmi. S rostoucí velikostí jsme si museli projít změnami v řízení, nastavit pravidla, procesy, vytvořit jasnější strukturu oddělení, odpovědností a kompetencí a více zapracovat na budování týmové spolupráce. Museli jsme si zvykat na přerod, že každý máme svůj díl práce, existují nějaké návaznosti a nemohou všichni dělat všechno. A tato velmi jemná práce s lidmi zabrala mnoho let, byl to celý systém školení a mentoringu, a muselo to začít od vedoucích týmů, aby to uměli přenést na své lidi.

Dnes standardně vědecké skupiny nemají ve svých týmech pozice, jako je např. ekonomka či projektová manažerka. Když k nám přijde nový vedoucí vědeckého pracoviště, dostane od nás veškerou podporu, jakou u nás máme. Nemusí mít starosti, jestli a kde si zajistí finance na administrativní podporu. Profesionální podporu má od nás zajištěnou bez ohledu na to, jestli má nebo nemá grantové prostředky. My mu řekneme: přijď k nám, dělej jen vědu a my ti zde dáváme celé portfolio lidí, které budeš potřebovat. A čím víc budeš mít zdrojů, tím větší kapacitu HR manažerky, administrátora, projektového manažera nebo ekonomky a dalšího personálu ti dáme. Ráda používám příměr s žárovkou, prostě se zapojí do zásuvky a žárovka může svítit, vědec může dělat vědu.

Snažíte se nějak stmelovat kolektiv? Pořádáte teambuildingy nebo berete administrativní pracovníky do laboratoří?

Ano. Zaleží mi na tom, abych budovala dobrý tým vedoucích, kteří jsou opravdu manažeři a kteří chápou, že o lidi je třeba pečovat. Přiznejme si, že nejčastěji nás v práci drží to, jaký je kolem nás kolektiv a jakého máme vedoucího. Teambuildingy v rámci administrativních oddělení děláme, ale jsme opravdu už velký tým, takže se všichni setkáváme jednou ročně a během roku si jednotlivá oddělení dělají své vlastní akce a setkání, která pomáhají tvořit vztahy v týmech. Jednou ročně se snažíme také zorganizovat prohlídku laboratoří, aby si kolegyně a kolegové mohli třeba lépe představit, o čem práce vědce je a jak vlastně to vědecké prostředí vypadá a co se tam dělá. Sem tam mi v hlavně proběhne myšlenka, jestli by to třeba mohlo fungovat i opačně, že by se vědci mohli blíže podívat na to, o čem je práce jejich kolegů na administrativě a jakým výzvám třeba čelí oni, třeba krátké stáže pro ty, které by to zajímalo. Ale to jsou zatím jen myšlenky.

Mají vaši administrativní pracovníci možnost pracovat z domova?

Ano, mají. A ten požadavek se samozřejmě objevuje čím dál tím víc. Možnosti práce z domova hodně posunula elektronizace během covidu. Lidé mohou pracovat z domova alespoň jeden den v týdnu, zároveň se snažíme, aby v kanceláři vždy někdo byl. Doba se strašně zrychluje a podepisuje se to na zdraví fyzickém i psychickém. Takže je dobře, že si kolegové a kolegyně říkají o možnost vyvážení pracovního a rodinného života.

Přicházíte s nějakými inovacemi v administrativní práci?

Určitě, testujeme třeba možnosti zapojení AI. Myslím si, že do budoucna nám může pomoci zefektivnit různé oblasti naší práce, např. PR nebo event management, ale také pomoci s přípravou reportů a analýz. Osobně mám také cíl prozkoumat nástroje, které mi budou dělat zápisy z porad, protože tuhle opakovanou práci nemám vůbec ráda a kdyby mi AI uměla s tímto pomoci, byla bych šťastná. Doba je opravdu rychlá a náročná a je nutné dál pokračovat v elektronizaci a zefektivňovat věci, které děláme rutinně.

Před pár lety se diskutovalo, jestli se všechny velké infrastruktury, jako je CEITEC, BIOCEV, ELI, IT4Innovations či ICRC, udrží. Myslíte si, že nyní už má CEITEC svou pozici jistou?

Myslím si, že určitě ano. Jsme pracoviště, kde se dělá opravdu skvělá věda. Samozřejmě i jinde se dělá dobrá věda, ale jsme opravdu unikátní systémem řízení a vůbec tím, jak fungujeme. Jsem hrdá na to, jakou značku se podařilo vybudovat, že se nám daří lákat zahraniční pracovníky a že můžeme být inspirací ostatním. Určitě tedy nebojujeme o přežití, ale v systému financování veřejných vysokých škol nemáme jednoduchou pozici.

A jak moc se daří CEITEC lákat zahraniční vědecké pracovníky?

Určitě vnímám posun k lepšímu. Když otevíráme pozici vedoucího výzkumné skupiny, tak se nám hlásí více velmi kvalitních kandidátů, z nichž si můžeme vybírat. Svědčí to o tom, že značka CEITEC má i v zahraničí nějaké jméno. Určitě je ale pořád kam se posouvat a zlepšovat.

Snažíme se také systematicky pracovat na tom, aby se u nás cizinci cítili dobře.

Klasická personalistická otázka: Kde se vidíte za 10 let?

V současné době mě moc baví to, co dělám. Jsem velký srdcař, dávám do práce hodně ze sebe a na to si musím dávat pozor, protože člověk si trochu musí chránit své nitro. Ať už budu tady nebo kdekoliv jinde, kam mě život zavane, jsem přesvědčená o tom, že chci být pořád taková, jaká jsem. Optimistická, veselá, usměvavá Martina. A hlavně chci mít kolem sebe lidi, se kterými mě bude práce bavit tak, jako je tomu teď.

Autorka: Vladislava Vojtíšková (Vědavýzkum.cz)

Martina Pokorná je zástupkyně ředitele pro administrativu na Středoevropském technologickém institutu CEITEC Masarykovy univerzity. Vystudovala obor Biomolekulární chemie na Masarykově univerzitě v Brně, kde v roce 2006 získala titul Ph. D. a v roce 2007 obdržela Cenu rektora MU za výborné vědecké výsledky a reprezentaci Masarykovy univerzity. Po postdoktorském pobytu na CNRS ve Francii se v roce 2005 vrátila na Přírodovědeckou fakultu Masarykovy univerzity. V roce 2012 změnila kariérní cestu a nastoupila na manažerskou pracovní pozici. Ve své aktuální roli na CEITEC Masarykovy univerzity je zodpovědná za komplexní řízení operativních i rozvojových aktivit ústavu. Získala titul MBA a certifikaci projektového manažera IPMA Level B. Jejím cílem je minimalizace byrokratické zátěže pro vědce.