Píše se konec roku 2020. České výzkumné instituce jsou nedílnou součástí Evropského výzkumného prostoru (European Research Area, ERA). Výzkumníci působící v ČR (cca 25 % je zahraničních) jsou vystaveni tvrdé mezinárodní konkurenci. Soutěží o omezené grantové prostředky. Mezinárodní recenzenti kriticky hodnotí výsledky jejich práce. Výzkumníci musí vynaložit velké úsilí, aby uspěli v mezinárodní soutěži, aby získali finance na vlastní výzkum, aby obhájili svou práci. Osvícené vedení výzkumných institucí již dávno začalo budovat funkční administrativu a projektovou podporu, aby minimalizovalo administrativní zátěž výzkumníků, aby zvýšilo jejich úspěšnost při získávání grantů a usnadnilo realizaci výzkumných projektů. Na většině českých výzkumných institucí je taková podpora již samozřejmostí. Zcela výjimečně přežívá názor, že kvalitní výzkumník projektovou a jinou administrativní pomoc nepotřebuje, že si má (zvládne) všechno udělat a spravovat sám.

Pokud chce být výzkumná instituce úspěšná v získávání a realizování národních a mezinárodních výzkumných grantů, musí nejdříve zainvestovat do funkční projektové podpory a administrativy. Bez zasetí nebude co sklízet. Příklady dobré praxe (CEITEC MU, UOCHB, VŠCHT, Univerzita Karlova…) ukazují, že se počáteční investice vyplatí, vrátí a zúročí. Zaplatím člověka, s jehož přispěním získám a dobře implementuji výzkumný grant, vědci budou mít čas na vlastní výzkumnou práci. Za každou získanou korunu na mezinárodních grantech dnes navíc získávám bonifikaci 0,135 Kč z národních zdrojů na institucionální podporu. Mezinárodní projekty přinášejí výzkumné instituci mezinárodní renomé.

Požádali jsme výzkumníky o jejich pohled a zkušenost. Jak jim projektová podpora (administrativa) usnadňuje každodenní práci? Proč je dobré nebo zbytečné mít k ruce projektového manažera?

Petr Cígler (Ústav organické chemie a biochemie AV ČR): „Profesionální a kvalitní podpora s přípravou i administrací projektu je pro mě zásadní, a to ze dvou hlavních důvodů. Za prvé, v kompetitivním prostředí evropských projektů je pro mě dost obtížné porozumět všem detailům zadávací dokumentace, která typicky obnáší kolem 100 stran textu. Velice oceňuji konzultaci s projektovými odborníky, jejich zásahy do textu a formalizaci projektu. Nejedná se jen o kontrolu mého textu, ale aktivní účast při přípravě některých částí projektu. Za druhé, je pro mě důležité, aby v průběhu řešení udělených projektů probíhalo hladce jejich čerpání a projektové zprávy obsahovaly všechny náležitosti. V obou případech máme na ústavu nadstandardní a velmi účinnou podporu. Například díky ní jsem mohl v minulém roce řešit paralelně 11 různých projektů, jejichž příprava i administrace by mi bez projektové podpory odhadem zabrala v průměru jeden celý den v týdnu navíc.“

Filip Kolář (Univerzita Karlova, Přírodovědecká fakulta): "Za mne určitě projektová podpora je základem a bez ni si nedovedu svou práci představit, protože mi nechává čas, energii a motivaci na vlastní práci = výzkum a mentoring. Vedle baseline dodané fakultou je to 30-50% úvazek, který platím z grantu, abych opravdu mohl dělat to, co mám. Tzn. smyslem je za žádných okolností neřešit dohledávání faktur, vypisování objednávek, zaučování členů týmu s administrací... nebo podrobnější hlídání čerpání. Nic z toho nedělám, ale jen díky této pozici navíc... Nemalou část práce tohoto člověka je i zprostředkování fungování cizojazyčných členů týmu v našem prostředí. Vše se rychle mění, správným směrem, ale ..."

Hana Macíčková Cahová (Ústav organické chemie a biochemie AV ČR): „Bez projektové podpory bych se ve většině dokumentů sama nevyznala a strávila bych nad nimi neuvěřitelné množství času. Bez projektové podpory bych pravděpodobně ani některé granty nezískala, protože bych udělala spoustu chyb z nepochopení zadání. A bez projektového manažera bych ani o některých možnostech nevěděla. Nedokážu si ani představit, jak by to zde na UOCHB bez projektové kanceláře vypadalo. Tímto bych všem, co nám v projektové kanceláři pomáháte, chtěla vyjádřit vděčnost a moc poděkovat.“

Iva Mozgová (Biologické centrum AV ČR): „Od roku 2019 stavím svoji skupinu „na zelené louce” s podporou ERC-CZ a stipendia AVČR Lumina quarentur, což obnášelo kompletní plánování, opravy a pořizování laboratorních a kultivačních prostor, příjezd 8 cizinců ze třetích zemí, rozjezd všech jednotlivých podprojektů a pronikání do institucionálního systému administrativy. V průběhu dvou let jsem došla k názoru, že projektový manažer je nedílnou součástí týmu. Je velmi užitečné, když se jedná o člověka s vlastní iniciativou, schopností improvizovat a předvídat dopředu, který agendu k diskuzi předpřipraví a není to tak, že by vám ještě „zadával” úkoly navíc nebo čekal, až mu v pondělí vymyslíte práci na zbytek týdne. Osvědčilo se mi, když se jedná o jednoho člověka, který spravuje celé portfolio běžících projektů, zná podmínky poskytovatelů a jednotlivých dotací, komunikuje s poskytovateli, hlídá finance, zná termíny a formální požadované závazky. To mě samozřejmě nezbavuje povinnosti toto znát také - odpovědnost jde nakonec za mnou jako hlavním řešitelem a finální rozhodnutí o využití poskytnutých financí musí být na mně. Nicméně je velký rozdíl mezi teoretickou znalostí formálních náležitostí a jejich exekutivou. I tak mi v uplynulých dvou letech zbývalo relativně málo času na vlastní soustředěnou práci. Bez projektového manažera bych ale navíc nebyla schopná investovat čas do PhD studentů a postdoků a jejich projektů, a celkový koncept výzkumného programu navržený v grantech by byl nekoordinovaný chaos.

Často slyším názor, že si přípravu a administraci projektu člověk může dělat sám. Souhlasím, že může, zkusila jsem si to a myslím, že intelektuální kapacitu bychom na to měli. Otázkou pak ale zůstává, kolik kapacity a motivace zbývá na vlastní vědeckou práci, která se viditelně neposouvá tempem, jaké by si člověk představoval. Pro mě osobně jsou vnitřní sebevědomí a motivace k práci podmíněné viditelnými výstupy. I s pomocí projektového manažera je zakládání skupiny v tomto ohledu velkou výzvou. Po dvou letech vcelku intenzivní práce mám pocit, že se vracím k vlastní vědecké práci. Abych u ní mohla zůstat, budu se asi vždy snažit vyčlenit v žádosti o granty odpovídající část úvazku na aktivní pomoc s přípravou a administrací projektů.“

Marek Mráz (CEITEC MU): „Představuji si, že v ideálním světě by žádosti o granty byly tak jednoduché, že bychom žádné administrátory grantové podpory nepotřebovali (vědě by to určitě neuškodilo). V současné době je, ale naprosto nezbytné mít dobrého projektového manažera, především pro vytipování grantových schémat, o která může vědec aplikovat, a administraci žádostí o velké mezinárodní projekty.“

Vojtěch Novotný (Biologické centrum AV ČR): „Projektový manažer je pravou rukou vedoucího týmu, jeho výběr je stejně důležitý jako výběr vědecké části týmu. Na vědce pobíhajícího s fakturami po kancelářích je smutný pohled, většinou to dělá špatně, a i kdyby to dělal dobře, jeho čas je lépe věnovat něčemu jinému, například vědě. Projektový manažer patří k vzácnému druhu kreativní administrativy – nachází nové možnosti financování, nové cesty k tomu, jak často složité a mezinárodně rozkročené úkoly zásobování a logistiky uskutečnit v souladu s předpisy, které nic takového nepředpokládaly, a všeobecně sleduje ostřížím zrakem rozpočty, zásobování i personálie výzkumného týmu a na základě této zkušenosti pomáhá sepisovat návrhy na projekty nové. Byly doby, kdy jsem projektového manažera ještě neměl, ale to je už opravdu dávno, těžko si teď zpětně zrekonstruovat, jak vědci v těch dávných dobách vůbec přežívali.“

Tomáš Pluskal (Ústav organické chemie a biochemie AV ČR): „Velmi si cením podpory Projektové kanceláře na ÚOCHB při přípravě přihlášek na granty GAČR, ERC, MSCA, a další. Příprava administrativních sekcí těchto grantů, a zejména příprava rozpočtu, je velmi komplikovaná záležitost, do jejíž detailů vědec příliš nevidí. Nedovedu si představit, jak bych mohl sám připravit smysluplný návrh rozpočtu na několik let dopředu pro mezinárodní projekt bez asistence našich ochotných a zkušených projektových manažerek. Naše projektová kancelář navíc publikuje detailní kalendář uzávěrek a požadavků jednotlivých vyhlášených grantů, což nám, vedoucím skupin, nesmírně usnadňuje orientaci.“

Tomáš Slanina (Ústav organické chemie a biochemie AV ČR): „Bez projektové podpory si nedokážu představit aktivní řešení více než jednoho typu grantu, což je situace, do které se dostávají snad všechny výzkumné skupiny. Možnost spolupracovat na administrativní stránce grantových žádostí a řešit konkrétní čerpání řešených projektů s profesionálními grantovými a projektovými manažery je skutečně nedocenitelná a umožňuje mi se více zaměřovat na vědecký obsah projektů.“

Michal Straka (Ústav organické chemie a biochemie AV ČR): „Projektový manažer a administrativa jsou velice fajn, pokud jsou vstřícní a ví, co dělat. Velké projekty nevedu, ale u nás na ústavu je několik kanceláří, které mi výrazně ulehčují práci s granty GAČR. Za mě je dobré mít k ruce takové lidi, neboť za mě řeší problémy, které přebujelá administrativa přináší, a ohlídají dodržování pravidel, finance a podobně. Dodávám, že lepší by bylo mít jednodušší administrativu, ale i tak by byli tito lidé potřeba.“

Štěpánka Vaňáčová (CEITEC MU): „Podmínky finančních podpor se dost liší schéma od schématu, často s sebou nesou velkou administrativní zátěž v podobě úzkostlivého dodržování bariér, na co jaké prostředky mohou jít, jak správně sepsat úvazky na projektech, jak to všechno na konci roku vyúčtovat, co mohu platit atd. Projektové oddělení je důležité pro monitoring zdrojů financí - sledování, jaké cally jsou kde vypsány, jaké jsou deadlines, eligibilita, podmínky… Kompetitivní výzkum nelze v ČR dělat z institucionální podpory (na mnoha místech ani není) a vedoucí výzkumné skupiny musí získat alespoň 2-3 souběžné granty z různých zdrojů. Není v našich silách dělat veškerou administrativu na všech grantech a k tomu ještě vědu a výuku. Pokud by byla podpora stylu Wellcome Trust, který má minimální administrativní zátěž a poskytuje dostatek finančních zdrojů, tak věřím, že bychom se mohli obejít bez administrativní podpory. Ale to jsme v oblasti pohádek.“

Když budeme mapovat projektovou potřebu výzkumníků na jednotlivých výzkumných institucích, dostaneme velmi podobné odpovědi. Ta potřeba je všude stejná. Kvalitní a funkční projektová podpora musí poskytovat:

• sledování otevřených grantových výzev (granty, stipendia, soutěže),
• znalost zadávací dokumentace, formulářů, pravidel, podmínek a požadavků poskytovatelů,
• sdílení aktuálních informací a dokumentů prostřednictvím seminářů, webu, e-mailu,
• individuální konzultace a diskuze projektových záměrů,
• pomoc s přípravou, finalizací a podáním grantových žádostí,
• kalkulaci rozpočtů, nastavení osobních nákladů a investic,
• zajištění požadovaných administrativních a právních dokumentů,
• sledování průběhu hodnocení žádostí,
• pomoc s uzavřením právního aktu, konsorciálních a grantových smluv,
• formulování plánu nakládání s daty,
• pomoc s realizací projektu, nastavení úvazků na projektu, hlídání nákladů,
• pomoc s řešením problémů a změn u projektů,
• pomoc s přípravou průběžných a závěrečných zpráv projektů,
• uzavření projektu a archivaci dokumentů,
• rozvoj spolupráce s projektovými centry partnerských výzkumných institucí,
• podklady pro strategické rozhodování vedení instituce.

Všem výzkumníkům i studentům doporučujeme: nebojte se kontaktovat projektovou kancelář na vaší instituci s žádostí o konzultaci, diskuzi, pomoc. Profesionálové vám velice rádi pomohou. Radujeme se z každého vašeho úspěchu. Ať se vám daří realizovat odvážné výzkumné projekty!

Biofyzikální ústav AV ČR (Ivana Mužíková)
Biologické centrum AV ČR (Renata Novotná)
Biotechnologický ústav AV ČR (Magdalena Schneiderová)
Botanický ústav AV ČR (Pavla Růžková)
Česká zemědělská univerzita v Praze (Josef Beránek): Fakulta agrobiologie, potravinových a přírodních zdrojů (Alžběta Lindová), Fakulta lesnická a dřevařská (Martin Čabrada), Fakulta tropického zemědělství (Tereza Žáková), Fakulta životního prostředí (Petra Málková)
Fyziologický ústav AV ČR (Kristýna Knězů)
Jihočeská univerzita v Českých Budějovicích (Lucie Brucknerová): Fakulta rybářství a ochrany vod (Martin Vlček), Přírodovědecká fakulta (Tomáš Mozga), Zemědělská fakulta (Michal Marušák)
Masarykova univerzita (Ida Součková Olšová): CEITEC MU (Monika Hamanová a Alice Valterová), Lékařská fakulta (Jitka Blažková), Přírodovědecká fakulta (Martin Hovorka)
Mendelova univerzita v Brně (Ondřej Veselý): Agronomická fakulta (Klára Kamlerová), Lesnická a dřevařská fakulta (Olga Komzáková), Zahradnická fakulta
Mikrobiologický ústav AV ČR 
Ostravská univerzita (Markéta Arce): Lékařská fakulta (-), Přírodovědecká fakulta (Jan Ševčík)
Univerzita Hradec Králové (Martin Sedláček): Přírodovědecká fakulta (Inesa Kotásková)
Univerzita J. E. Purkyně v Ústí nad Labem (Lenka Stiborová): Fakulta životního prostředí, Přírodovědecká fakulta (Magdaléna Zelená)
Univerzita Karlova (Jitka Baťková): 1. lékařská fakulta (Kristýna Matějková), 2. lékařská fakulta (Renáta Bourahi), 3. lékařská fakulta (Jaromír Chlapec), Farmaceutická fakulta v Hradci Králové (Martin Hubáček), Lékařská fakulta v Hradci Králové (Eva Macourková), Lékařská fakulta v Plzni (Jana Šiková), Matematicko-fyzikální fakulta (Milada Menšíková), Přírodovědecká fakulta (Jan Vyskočil)
Univerzita Palackého v Olomouci (Gabriela Pokorná): Lékařská fakulta (Eva Hrouzková), Přírodovědecká fakulta (Lenka Copková)
Univerzita Pardubice (Monika Vejchodová): Fakulta chemicko-technologická 
Ústav analytické chemie AV ČR 
Ústav anorganické chemie AV ČR 
Ústav biologie obratlovců AV ČR (Lenka Polačiková)
Ústav experimentální botaniky AV ČR (Jana Nová)
Ústav experimentální medicíny AV ČR (Jan Prokšík)
Ústav fyzikální chemie J. Heyrovského AV ČR (Barbora Šmídová)
Ústav chemických procesů AV ČR (Martina Dobroňová)
Ústav makromolekulární chemie AV ČR (Karel Havlíček)
Ústav molekulární genetiky AV ČR (Věra Chvojková)
Ústav organické chemie a biochemie AV ČR (Veronika Palečková)
Ústav výzkumu globální změny AV ČR (Jarmila Grégrová)
Ústav živočišné fyziologie a genetiky AV ČR 
Vysoká škola chemicko-technologická v Praze (Hana Štěpánková)
Vysoké učení technické v Brně (Luděk Hanák): Fakulta chemická 

Na seriálu se podíleli:

Pavla Růžková, Botanický ústav AV ČR, Pavla. Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
Ladislav Čoček, Masarykova univerzita, Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
Michal Hojdekr, Jihočeská univerzita v Českých Budějovicích, Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
Tomáš Mozga, Biologické centrum AV ČR, v.v.i., Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
Veronika Palečková, Ústav organické chemie a biochemie AV ČR, v.v.i., Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
Martina Pokorná, CEITEC MU, Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
Hana Štěpánková, Vysoká škola chemicko-technologická v Praze, Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
Jakub Zeman, Masarykova univerzita, Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.  

Přečtěte si také devět předchozích dílů seriálu věnované školákům a středoškolákům, bakalářským a magisterským studentům, PhD studentům, juniorským postdokům, seniorním postdokům, juniorským vedoucím skupin, seniorním vedoucím skupin a výzkumným asistentům, kromě toho vyšel i závěrečný shrnující díl.

V rámci seriálu o financování vznikla také řada rozhovorů. Jak stipendium na studium v zahraničí ovlivní život a profesní dráhu studenta life sciences? Na tyto a další otázky odpovídala Kateřina Vacková, Eva Brichtová nebo Jan Blaha. O své zahraniční stáži vyprávěla doktorandka Šárka Boháčová, Zdeněk Farka pak mluvil o svém prvním grantu, o nějž si zažádal ještě jako PhD student. V dalším rozhovoru se o stipendiu EMBO Postdoctoral Fellowship rozpovídala Iva Mozgová, o stipeniu Humboldt Research Fellowship zase mluvila Hana Macíčková Cahová. Tomáš Slanina promluvil o své zkušenosti s postdoktorandskou stáží v Německu i ve Švédsku. Lenka Gahurová mluvila o tom, jak se jí podařilo získat MSCA Individual Fellowship či jak mateřství ovlivnilo její kariéru. O programu Primus informoval prorektor Univerzity Karlovy Jan Konvalinka, program Interreg zase představil Jiří Koleček z Jihočeské univerzity v Českých Budějovicích.