Věříme, že zkušenosti a know-how členů a členek CZARMA napříč výzkumnými institucemi z celé ČR přispějí k posunu v této oblasti, k širší diskusi se všemi stakeholdery (včetně poskytovatelů, Úřadu vlády ČR a Rady pro výzkum, vývoj a inovace), ke sjednocení administrativních podmínek národních poskytovatelů i modernizaci a sjednocení/propojení existujících informačních systémů.
SPOLEČNÁ POZICE CZARMA
Snížení byrokracie, zvýšení efektivity: Sjednocení administrativních podmínek podpoří výzkum, vývoj a inovace
Profesní sdružení Česká asociace manažerů a administrátorů ve výzkumu (CZARMA) podporuje dlouhodobou snahu Úřadu vlády ČR a dalších relevantních stakeholderů o snižování administrativní zátěže spojené s poskytováním účelové podpory výzkumu, vývoje a inovací v ČR (VaVaI). Věříme, že zkušenosti a know-how členů a členek CZARMA napříč výzkumnými institucemi z celé ČR mohou přispět ke snižování administrativní zátěže.
Vítáme, že naše doporučení a návrhy budou reflektovány i v aktuálně zpracovávané studii Technologického centra Praha pro Úřad vlády ČR věnující se zhodnocení současného stavu administrativních podmínek a zátěže spojené s poskytováním účelové podpory a možností zjednodušení a sjednocení podmínek napříč jejími poskytovateli.
Zachování stagnace nebo cesta k pokroku: Náš pohled na současný stav a budoucí cíle
Současná nejednotnost přístupu národních poskytovatelů k pravidlům pro předkládání návrhů projektů a realizaci projektů účelové podpory a nízká důvěra v předkladatele/účastníka způsobuje zvýšenou administrativní i finanční zátěž uchazečům/příjemcům podpory i poskytovatelům.
Příprava a podání žádosti o podporu, implementace i ukončení projektu vyžaduje značné lidské kapacity. I pro zkušené subjekty je předem často velice obtížné odhadnout míru náročnosti a plánovat dostatečné personální kapacity. Sjednocení přístupů a předvídatelnost požadavků jsou přitom klíčovým předpokladem pro efektivní plánování a vynakládání zdrojů.
Jednoznačné porozumění pravidlům programu, jeho tvorbě, metodickému výkladu i souvisejícím změnám je mezi uchazeči/příjemci považováno za zásadní. V tomto směru doporučujeme přijmout opatření vedoucí k efektivnější komunikaci a transparentnosti směrem k uchazečům/příjemcům.
Sjednocení administrativních podmínek a zvýšení transparentnosti v oblastech popsaných níže mohou významně snížit administrativní náročnost a povedou k efektivnějšímu vynakládání zdrojů, snížení chybovosti, zvýšení právní jistoty, efektivnějšímu využívání dostupných informací a zvýšení atraktivity účelové podpory.
Přínos by v konečném důsledku byl nejen pro uchazeče/příjemce, ale také pro poskytovatele samotné. Na obou stranách by mohlo dojít k pozitivním dopadům.
Modernizace a sjednocení/propojení existujících informačních systémů (IS) jsou základním předpokladem pro dosažení těchto cílů.
Překonávání rozdílů: Návrhy na řešení současných problémů
CZARMA navrhuje, aby se národní poskytovatelé shodli na následujícím:
Informační systémy
Předkládání návrhů projektů, hodnocení, realizace i ukončení projektu prostřednictvím IS, jednotný způsob napříč poskytovateli, sjednocení principu a architektury fungování IS (ideálně jednotný IS); zabudování automatických kontrolních mechanismů, propojení a přístupů s různými právy. Všechny informace na jednom místě, lehce dohledatelné.
Příprava a předkládání návrhu projektu
Včasná dostupnost informací: Sdílení předběžných informací (např. o plánovaných výzvách, tématech, harmonogramech, způsobilých žadatelích) s dostatečným předstihem na jednom místě a koordinace termínů mezi poskytovateli s cílem nezahltit projektová oddělení stanovením stejného termínu uzávěrky pro více výzev.
Zjednodušení prokázání způsobilosti uchazeče o podporu: Využití existujících rejstříků a sjednocení podoby čestného prohlášení, zamezení zbytečně opakovanému prokazování (nevyžadovat dokládání skutečností již vycházejících ze zákona či zhodnotit možnosti zřízením profilu uživatele/organizace).
Vypracování společné vzorové zadávací dokumentace: Využití stejné terminologie a výkladu pojmů. Harmonizace požadavků na strukturu a rozsah návrhu projektu (včetně příloh).
Dvojjazyčnost zadávací dokumentace, IS a FAQ (ČJ a AJ) s cílem zpřístupnění grantů pro mezinárodní výzkumnou komunitu.
Realizace a úspěšné ukončení projektu
Sjednocení smluv o poskytnutí podpory na projekt. Vypracování vzorové smlouvy (s variantami) o poskytnutí podpory na projekt.
Sjednocení pokynů ke smlouvě o účasti (dalších účastníků) na řešení projektu, včetně termínů předložení, vypracování vzorové smlouvy o účasti.
Sjednocení formálních požadavků na předkládání zpráv o řešení projektu, včetně požadavku na jejich rozsah, předkládání prostřednictvím IS.
Zefektivnění procesu předávání dat do Centrální evidence projektů s ohledem na již jednou reportované informace poskytovateli.
Nastavení jednotného přístupu ke kontrolám prováděnými poskytovateli.
Zohlednění výsledků realizovaných kontrol při případné změně pravidel programů a metodického prostředí.
Finanční, právní a průřezové aspekty
Sjednocení přístupu k aplikaci podmínek finančního vypořádání podpory na řešení projektů s cílem zvýšit flexibilitu financování v průběhu trvání projektu; zapojení do procesu prosazování změn právních úprav finančního vypořádání podpor na řešení projektu a převodu nevyčerpaných účelových prostředků.
Harmonizace nákladových kategorií a pravidel způsobilosti a jejich jednotný výklad; efektivní využívání zjednodušených forem financování.
Stabilní pravidla v průběhu trvání programu. V případě změn – jejich komunikace, jasný přehled a zdůvodnění.
Sjednocený výklad právních předpisů v pravidlech programů jednotlivých poskytovatelů (např. jednotné směrnice pro kontrolu skutečných majitelů a střetu zájmů v komponentech Národního plánu obnovy).
Zvýšení důvěry v uchazeče/příjemce vedoucí ke snížení požadavků na prokazování již ve fázi přípravy projektu (případně kdykoliv dříve než v okamžiku realizace případného auditu kontrolním orgánem) i odstranění zbytečných administrativních kontrol (jako např. označování faktur názvem a číslem projektu).
Zefektivnění metodické podpory zahrnující včasnou dostupnost informací na jednom místě (ideálně také v anglickém jazyce) a kontaktů na další dodatečné zdroje informací (e-mailový kontakt, kontakt přiřazený poskytovatelem administraci projektu, helpdesk apod.)
Sdílení úspěšných příkladů v Evropě: Jak dosáhnout pozitivního dopadu
V evropských přímo řízených programech, např. H2020 a Horizont Evropa, existuje řada případů dobré praxe, např.:
- jednotná registrace a validace uchazečů až ve fázi první úspěšné účasti v programu,
- jednotná modelová grantová dohoda pro všechny přímo řízené programy EU,
- předem známé a jednotné šablony pro překládání projektových návrhů a zpráv o řešení projektu,
- flexibilita převádění finančních prostředků,
- jeden online Portál FTO pro veškerý projektový management od vyhledání výzev a odeslání projektových žádostí přes elektronické schvalování grantových dohod až po projektový reporting a případné audity,
- zabezpečení kvalitní metodické podpory (prostřednictvím sítě národních kontaktů (NCPs) a specializované online poradenství integrované v Portálu FTO),
- jednotný přístup k výkladu pravidel a auditům (Společná auditní služba a Indikativní auditní program),
- narůstající trend využívání zjednodušených forem financování (jednotkové náklady, pevné částky) s cílem snížení administrativy a akcentováním výstupů projektu.
Od slov k činům: Přehled potřebných kroků pro efektivní změnu
Návrhy nastíněné výše by měly být promítnuty do konkrétních kroků Úřadu vlády ČR a Rady pro výzkum, vývoj a inovace (např. podzákonná opatření).
Jedinečnou příležitostí, jak přenést některá doporučení do praxe, by mohla být i příprava nového zákona o výzkumu, vývoji, inovacích a transferu znalostí.
Jeden cíl, různé zúčastněné strany: Spolupráce stakeholderů může přinést pozitivní výsledky
Harmonizace pravidel poskytovatelů by měla obecně probíhat za vzájemné spolupráce poskytovatelů, příjemců účelové podpory, Rady pro výzkum, vývoj a inovace a Úřadu vlády ČR. Je žádoucí, aby za tímto účelem vznikla vhodná platforma, ideálně: zpravodaj a pracovní skupina na úrovni Rady pro výzkum, vývoj a inovace zastoupena relevantními experty, včetně zástupců CZARMA, poskytovatelů a kontrolních orgánů a aby byly organizovány diskusní kulaté stoly.
Zlepšení pravidel by pomohla i průběžná konzultace se zástupci z řad kontrolních orgánů a mezi kontrolními orgány navzájem.
Je žádoucí navazovat i na již zrealizované aktivity, kulaté stoly, analýzy a jejich závěry. V poslední době například byla CZARMA zapojena do procesu přípravy analýzy „Snížení administrativní zátěže v oblasti výzkumu, vývoje a inovací“, kterou si nechal vypracovat Svaz průmyslu a dopravy ČR společností Ernst & Young, s. r. o. V minulosti byla řada členů CZARMA v rámci pracovní skupiny Projektových a ekonomických specialistů zapojena s Technologickým centrem Praha a Radou pro výzkum, vývoj a inovace do organizace kulatých stolů k tématu snížení administrativní zátěže v oblasti VaVaI. Tyto závěry CZARMA podporuje a vyzývá k jejich uvedení do praxe prostřednictvím konkrétních systémových kroků.
Zdroj: CZARMA
CZARMA aktuálně sdružuje vice než 400 odborníků a odbornic se zkušeností v oblasti řízení a administrace výzkumných projektů napříč výzkumnými institucemi z celé ČR. Mezi hlavní cíle tohoto profesního sdružení patří mimo jiné i kultivace českého a evropského výzkumného prostoru, připomínkování dokumentů a partnerství relevantním orgánům veřejné správy a poskytovatelům dotací. Otázkou snižování administrativní zátěže se CZARMA zabývá napříč celou řadou svých pracovních skupin.